我們在職場上，經常需要安排會議的日程，而在繁忙的工作下，我們也容易碰上需要「更改會議時間」的情況。當我們需要重新安排會議時間時，有禮貌的通知方式是什麼呢？繼續往下看，學習如何用英文，更有禮地更改會議時間！

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會議時間更改的〔通知時間點〕

首先，我們應盡快發送 email 或公告訊息，通知與會者改期事宜，以方便他們重新安排會議的日程與時間。由於更動了日程，有可能會影響到其他人的工作安排，因此我們需盡早寄出會議時間更改的通知。

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會議時間更改的〔信件或公告標題〕

寄出會議時間更改的英文信件時，我們除了需寫出，讓收信者清楚明瞭「更改會議時間」的標題 ，同時也需清楚說明其相關資訊。必要時，我們也應強調此信件的緊急性，這除了能避免對方忽略我們的通知，同時也能幫助他們節省閱讀的時間。

_{Reschedule (v.) 改期}

_{當我們需更改 【8/17 業務會議】的時間時：
❌  Meeting Reschedule
✔   Rescheduling 8/17 Sales Meeting}

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會議時間更改的〔通知內容〕

在撰寫會議更改通知前，先記下會議「提前」與「延後」的英文單字與片語。

【提前】會議時間：

_{■  (to) bring forward
We need to bring forward our meeting from 4 p.m. to 11 a.m.
我們需將下午四點的會議，提前至上午十一點。}

_{■  (to) move up
Can we move our meeting up to 3 p.m.?
是否方便將會議提前至下午三點嗎？}

_{■  (to) prepone (印度地區常用；歐美地區不常用)
Helen wants to prepone her scheduled visit by one day.
Helen 希望將她的拜訪行程提前一天開始。}

【延後】會議時間：

_{■  (to) push back
Can I push the sales meeting back to tomorrow?
是否方便將業務會議時間，延後至明天呢？}

_{■  (to) put off
Ann's presentation has been put off to 5 p.m. today.
Ann 的報告，已延至今日下午五點。}

_{■  (to) postpone
Kelly decided to postpone the deadline until next Friday.
Kelly 決定將截止日期延至下周五。}

在會議時間更改的英文信件中，我們需注意到的寫作要點，與多數的商用英文信件相同：需保持友善的態度，並清楚明確地提供重要資訊。

再次複習，商用英文信件的基本架構與注意事項：

_■  延伸閱讀： 【商用英文寫作】寫出專業英文Email！從開頭到結尾的5個基本注意事項

_■  延伸閱讀： 【商用英文寫作】英文Email該怎麼寫？專業範例大公開

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我們應根據「正式」或「非正式」的情況，參考下方的架構與英文用語，來撰寫會議時間更改的通知內容。

Opening 【開頭】

正式

_{╴ Dear team,
╴ Good afternoon everyone,} 

非正式

_{╴ Hi all,
╴ Hey everyone,}

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Say something nice 【友善問候】

正式

_{╴ I hope this email finds you well.
╴ I hope your week is going well.}

非正式

_{╴ Hope you had a great weekend!
╴ Hope you're having a great day!}

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Apologize 【致歉】

正式

_{Regretfully,
I regret to say,
Unfortunately,}

非正式

_{╴ I'm sorry to...
╴ I'm sorry that...}

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Say why 【說明原因】

正式

_{╴ Due to unforeseen circumstances,
╴ As a result of an airline delay,}

非正式

_{╴ As..., we'll have to...
╴ Because...,}

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Propose a new date and time 【提出新的會議日期與時間】

正式

_{╴ I propose...
╴ I can offer the following dates...}

非正式

_{╴ Would ... work for everyone?}

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Offer future help 【提供協助】

正式

_{╴ If you have any questions, please don't hesitate to ask.}

非正式

_{╴ If anyone has questions, I'd be happy to answer them.}

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Closing 【結尾】

正式

_{╴ Best / Kind / Warm regards.}

非正式

_{╴ Regards / Cheers!}

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會議時間更改信件範例

正式信件：

<sub>【Subject 主旨】Reschedule of team meeting on 9/28 
‍
‍Good afternoon everyone, I hope your day’s going well.
午安，希望各位今日一切順利。

Unfortunately, due to unforeseen circumstances, this week’s meeting will need to be postponed to next week. I propose Tuesday at 9 am, as this time seems to be free for most of you.
十分抱歉，因發生了非預期的情況，原定於本週的會議時間，將延後至多數人方便的「下周二早上九點」舉行。

If you have any questions or need a different day/time, don’t hesitate to reach out to me. 
若您對於日程上的安排，有任何問題，請隨時與我聯繫。

Thank you and best regards, 
Jim Davis</sub>

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非正式信件：

<sub>【Subject 主旨】Reschedule of team meeting on 9/28 

‍Hi team, I hope you enjoyed your weekends!
夥伴好，希望你們都有愉快的周末！

I’m really sorry, but we’ll need to push back our business lunch on 9/28 as I have an urgent client meeting on that day.  
不好意思，由於我臨時需參加一場客戶會議，原定於 9/28 的午餐會議，將延後舉行。

Would 9/29 work for everyone?
若我們將午餐會議延至 9/29，各位是否方便呢？

Please let me know if you have any questions or if you you’d prefer a different day.
如有任何問題，或是有其他的建議日期，請再讓我知道。

Thanks!
Jim</sub>

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Boost your Business English

因為更改會議時間，可能會造成其他人的不便，因此，不管我們的身分為何，我們都應在會議時間更改的通知信件中，表達出我們的歉意，並客氣地向對方說明會議改期事宜。參考上述的英文單字、架構，與信件範例，我們就能撰寫出一封完美的「更改會議時間」的通知信件。

_■  延伸閱讀： 【商用英文會議】如何用英文安排會議、約會議時間、寄送會議通知？

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