經過前篇分享「英文追蹤信件的基本架構與用語」後，你是否對於 follow-up 信件，有基本的了解了呢？

➡️ 閱讀此篇：【商用英文寫作】客戶不回信怎麼辦？如何客氣詢問客戶是否收到信件

根據前篇所述的架構與英文用語，我們學會撰寫一封 follow-up 信件後，我們便可以更深入地探討更專業、更有效的 follow-up 信件寫作技巧。透過此篇的 4 個常見問題與解析，我們能夠更完整地了解相關寫作技巧，並且更有自信地撰寫英文 follow-up 信件。
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1.   我應該要「何時寄出」follow-up 信件呢？

通常我們會在一星期後寄出英文追蹤信件，來詢問對方的答覆或是相關安排。若我們急於獲得答覆，那麼也建議在兩至三天後，再寄出追蹤信件。另外，若我們與對方剛好有其他信件、電話上的溝通，我們也可以順勢提及，我們正在等待該信件的答覆。

_{While I have you, could I ask for an update on… ?
趁這個機會，我可以問您 ... 的最新狀況嗎？}

_{By the way, have you had a chance to read the email I sent to you last week?
另外，想問您是否已收到我上週寄給您的 email 呢？}

2.   我該如何在 follow-up 信件中，「詢問」該事件的進度呢？

雖然我們都害怕給予對方壓力，但不管是正式的商務信件，或是輕鬆的信件往來，我們都需在信件的開頭，清楚明確地表達我們的需求與目的。如此一來，對方才不會忽略了我們的請求。

_{I just wanted to check in with you on…
我只是想和您確認，關於...} 

_{I’m writing to follow up on… 
我寫這封 email 是想再次詢問，關於...}

_{Have you had a chance to… ?
請問您是否已 … 了呢？}

Tip. Make it easy for them. 

在我們的追蹤信件中，提供充足的資訊，可以幫助對方回想起我們的請求，而無須花費功夫來尋找我們的上一封信件。若我們能夠為對方省去更多時間與心力，那將會大大提升他們立即處理我方請求的可能性。

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3.   我在 follow-up 信件中，需要「避免什麼」呢？

若對方因為追蹤信件而感到不舒服，那他們回覆的可能性便有可能會降低。因此，我們需避免抱怨、嘮叨，或任何讓人產生負面感受的用語。雖然我們需保持客氣，但還是要明確、直接地提出追蹤信件的目的。因此，我們也需避免使用那些過於迂迴或空泛的用語。

(X) 對方閱讀完不夠具體的內容時，有可能忽略或忘記此追蹤信件

_{I just wanted to make sure you got my request.
我只是想確認您順利收到了我們的請求。}

_{This is just a gentle/friendly reminder.
我只是想提醒您。}

(X) 若對方認為我們不禮貌，有可能會刻意拖延回信的時間

_{It's already been three weeks, and you still haven't...
距離上次的聯絡已過了三週，您卻依舊尚未...}

_{To be honest, I've asked you so many times...
說實話，我已詢問過您很多次...}

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4.   我該如何「更快地」獲得 follow-up 信件的答覆呢？

在追蹤信件中，我們可以清楚地向對方說明「對方滿足我們的需求後，將產生何種結果」，來幫助他們考慮到更全面的面向。例如，對方提供簡報資料後，我們便能如期完成提案簡報，或對方提供詳細報價後，我們的合作機率便能提高等等。此外，我們也能表示「我們願意為對方提供幫助」，這同時也展現了我們的善意。

_{Once I receive your confirmation I will make the necessary arrangements with the venue and event sponsors. 
一旦收到您的確認，我們便會與場地和活動贊助商，討論重要的相關安排。} 

_{If you have any questions or need any additional information before you can respond, please let me know.
若您有任何問題，或是需要更多的資訊來回覆，請再讓我們知曉。}

Boost your Business English.

以上便是多數人，時常對英文追蹤信件產生疑惑的 4 大問題。總結來說，撰寫追蹤信件最重要的是「保持客氣，並提供明確、有用的需求與資訊」。不管是同事、主管或是客戶，都有繁忙的日程與工作，因此，只要我們在追蹤信件中，替他們省去多一些時間，我們便有可能在最短的時間內，收到對方最快的回覆。