對人資來說，徵才通常是件頗具挑戰的事，尤其當我們需要寄出拒絕信，同時又需要維持公司的好形象時，更是需要花費不少心力。然而，用第二語言來撰寫英文拒絕信，似乎又比中文拒絕信來得更困難一些。

儘管發送一封英文拒絕信，令人感到有一些壓力，但我們還是能透過英文架構、用語和技巧，委婉又明確地拒絕對方。在下筆前，可以先試著釐清我們與求職者，目前所處的徵才階段：我們是「在審閱履歷後拒絕對方」，還是「在面試後拒絕對方」？若對方已在面試階段，我們又與對方面試了幾次呢？不同的階段，皆會影響我們在溝通上的語氣和用語。

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Write a greeting 【開頭招呼】

我們可以依照公司的風格與定位，決定我們在招呼語的正式程度。但記得，我們務必要正確地寫出對方的名字，以向對方展現出我們的專業與尊重。

_{較輕鬆的招呼風格：Hi Clara,}

_{較正式的招呼風格：Dear Ms. Stevens,}

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Thank them 【表達感謝與稱讚】

因為我們正在傳達一件壞消息給求職者，所以保持有禮、客氣的態度是相當重要的。我們可以在拒絕對方前，就他們為我們公司所付出的時間與心力，表達真摯的感謝。若求職者在某方面，有令人印象深刻的好表現，我們也可以不吝嗇地稱讚對方。

_{Thank you for your application.
感謝您的申請。}

_{Thank you so much for taking the time to meet with us today.
非常感謝您今日，撥空與我們面試。}

_{I enjoyed hearing about your short-term and long-term professional growth.
我們相當樂於聽見，您對於近程與遠程職涯目標的分享。}

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Give them the bad news 【傳達壞消息、正式拒絕】

此段內容為本封拒絕信的重點，因此我們需要明確且正式，同時又客氣且和善地拒絕對方。

_{Unfortunately,
很遺憾地，...}

_{I regret to inform you that...
很遺憾地通知您，...}

_{After carefully reviewing your application, we regret to tell you...
在詳閱您的申請資料後，很遺憾地通知您，...}

_{After careful consideration, we have decided to move forward with another candidate.
經過了諸多考量，我們決定錄用另一位求職者。}

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Give feedback 【提供回饋】

我們可以向求職者提供更詳細的回饋，幫助他們了解自己未能錄用的原因，以及需要加強的部分，以在未來的求職過程中加以改進。另外，我們也可以就對方表現良好的地方加以肯定。小小的回饋，除了能給予求職者信心與幫助，也能為公司創造良好形象。

_{Due to the high number of applicants, ...
由於申請者眾多，...}

_{We enjoyed talking to you today, but we feel that your experience doesn't match up with the role on offer...
今日相談甚歡，但我們認為您的經歷，與我們的職務內容較不符合。}

_{While you have the experience we're looking for, we feel that...
雖然你的經歷與職務內容一致，然而我們認為...}

_{However, your communication skills and knowledge about the role are impressive.
然而，您的溝通技巧，以及對此職位的了解程度，令人印象深刻。}

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Wish them luck 【給予祝福】

若此求職者給予了我們不錯的印象，我們也能在最後，衷心地向對方表達祝福。此外，我們也能向對方表示「若未來有適合的機會，我們將與對方主動聯繫」，以創造未來更多的可能。

_{We wish you luck in your future endeavors.
祝福您日後一切順利。}

_{We would like to keep your resume on file for future opportunities.
為了未來其他的適任機會，我們將留存您的履歷資料。}

_{If any further opportunities come up, we'll be in touch.
若日後有其他機會，我們會再聯繫您。}

_{If there are any future openings we feel you'd be a good fit for, we'll let you know.
若日後有任何適合您的職缺，我們會馬上通知您。}

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英文拒絕信範例

<sub>Dear Willa,

Thank you so much for taking the time to meet with us last week. I enjoyed hearing about your ideas regarding the future of tech in our industry.
非常感謝您上週撥空與我們面試，也相當開心能夠了解到，您對於本產業在未來技術上的相關想法。

While you have impressive qualifications, after careful review, we unfortunately feel that you don’t have the experience needed to succeed in the role of Program Manager. Therefore, we have decided to move forward with other qualified candidates at this time. However, if any roles more suitable for your level of experience come up, we’ll be in touch.
雖然您的資歷令我們印象相當深刻，但很遺憾地，在審慎評估後，我們認為您在 Program Manager 職位上，所擁有的經較為不足。因此，我們決定錄用其他的求職者。然而，若日後有更加適合您的職缺，我們將會主動聯繫您。

Thank you again for your time, and we wish you all the best in your future endeavors.
再次謝謝您的申請，也祝福您日後一切順利。

Best regards,
Maria Cortez</sub>

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Boost your Business English

以上便是人資在撰寫一封英文拒絕信時，能加以參考的內容與架構。對求職者來說，收到拒絕信無疑是個壞消息。因此，我們在撰寫英文拒絕信時，要記得保持正式與正向的語氣。這除了能展現公司對求職者的尊重，並與求職者保持友善的關係，同時也能為公司帶來惜才的形象。