在職場上，與同事和客戶明確、有效地溝通，算是相當大的挑戰。 那當我們需要「用英文溝通某項緊急事件」時，又該如何客氣地向對方提出需求，讓對方即時為我們採取行動呢？

不管是透過「電子郵件、電話溝通，或是商務會議」與對方聯繫時，我們都時常面臨著相似的難題：需向對方施加壓力，同時也要避免咄咄逼人或粗魯無禮。與中文相比，使用英文溝通時，也需來得更直接與明確，以提高溝通效益。此篇文章便能夠幫助我們，在日後，向同事和客戶用英文說明緊急事件時，能夠口條明理地說明、信手捻來地撰寫。

首先，我們可以記下，能夠明確表達「緊急性」的專業單字：
・ immediate (adj.) 立即的
・ immediately (adv.) 立即地
・ last-minute (adj.) 最後一刻的
・ pressing (adj.) 緊迫的
・ right away (adv.) 馬上的
・ time-sensitive (adj.) 時間緊迫的
・ need (v.) 需要

‍【Tip】避免使用不夠具體的 “very”
‍我們通常會用 “very” 來加強某個形容詞的強度。儘管 “very” 和以下的詞彙一樣，都有「非常」的意思，但當我們需要更明確地區分強度時，以下的替代詞彙，就能夠「由輕至重」地強調不同的程度：
【輕】─── somewhat / rather / quite / actually quite / particularly / extremely ───【重】

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了解到不同單字與副詞的差別後，接著便需學習如何「組織我們的訊息」，因為不同的英文片語和架構，將會直接影響到我們溝通的語氣和態度，也間接影響了對方的回覆時間和意願。

下列的五項順序，便是外商時常在向對方表達緊急事件時，所使用的架構。每個順序中，皆包含了「郵件」和「口頭」上的範例，我們可以依不同的情境，來改變自己的用字遣詞和語氣。

1.   感謝對方的付出 / 提及我們造成的不便

_{〔✉️〕Thank you for all of your ongoing work with the project. I unfortunately need to ask you to…
〔✉️〕感謝您一直以來，在此計畫上的付出。關於本案，需再次請您協助......，造成不便，懇請見諒。}

_{〔👄〕Susan, sorry to bother you, I know you already have a lot of work to do this week… 
〔👄〕Susan，不好意思打擾您，我知道您這周相當忙碌...}

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2.   說明緊急事件，並附上具體的回覆時間和細節

_{〔✉️〕I’m writing to ask for our product spec sheets. I need them by noon Thursday.
〔✉️〕想詢問您是否能在星期二中午以前，提供最新的產品名單。}

_{〔👄〕The board has decided to expand our market to Vietnam. So we need you to prepare a slidedeck for the meeting on Monday. The slidedeck should include…
〔👄〕董事會決定要將市場拓展至越南，所以我們需要您準備週一會議的簡報，包含...}

【Notice】避免使用 “ASAP”
‍“As Soon As Possible”，意旨「盡快」。因為每個人對於「盡快」的解讀不盡相同，我們需要提供更具體和明確的時間，以免造成溝通上的誤會。

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3.   解釋緊急事件的潛在影響

_{〔✉️〕There have been some unexpected requests from clients, and we have to act quickly to show our competence and willingness to cooperate.
〔✉️〕客戶提出了其他需求，我們需立即採取行動，以展現我們的能力和合作意願。}

_{〔👄〕If we don’t act quickly, we could lose the contract.
〔👄〕若我們不加快動作，我們有可能會失去簽約機會。}

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4.   與對方確認可行性，並表示願意提供幫助

_{〔✉️〕Is next Friday feasible for you? We're able to provide you with more resources if you need.
〔✉️〕想與您確認，下周五的時間，是否充裕？若有需求，我們亦可提供更多相關資源。}

_{〔👄〕I’ll check in with you on Friday morning to see if you need any help.
〔👄〕我們會在星期五早上，向您再次確認，是否需要任何協助。}

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5.   為了緊急事件所造成的不便，再次向對方表達歉意

_{〔✉️〕Please understand that the circumstances are quite unusual and I regret putting you in this position. 
〔✉️〕因為這樣的特殊狀況，而影響到您，再次向您致歉。}

_{〔👄〕I know it’s a lot to ask! I hope you understand how sorry I am!
〔👄〕抱歉提出如此多的需求，希望您能體諒！}

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Boost your Business English

當我們在職場上，遇見緊急事件時，總是會感到緊張。尤其，當我們必須使用英文溝通時，又更難適切地表達事件的急迫性。但只要我們能夠照著上述的架構，適當地在緊急事件的溝通中，表達急迫感，我們的溝通將會變得更有效率，緊急事件也能夠順利地獲得解決！