你是否也在職場上，遇過客戶遲遲不回信的狀況呢？這時，你會客氣並有效地請求客戶回信，還是會著急地等待呢？當我們遇見這樣的狀況時，我們需要先了解，客戶不回信的原因有許多...
你是否也在職場上，遇過客戶遲遲不回信的狀況呢？這時，你會客氣並有效地請求客戶回信，還是會著急地等待呢？儘管我們都知道要發送 follow-up emails (追蹤信件)，來詢問對方何時方便回信，但我們還是會擔心這樣會給予客戶壓力、使他們感到不開心。
當我們遇見這樣的狀況時，我們需要先了解，客戶不回信的原因有許多，他們可能因為繁忙的工作而延誤回信、可能因為信件過多而忽略了信件，也可能因為不了解我們的急迫性而拖延回信。因此，在請求對方回信之前，我們不妨先確認以下問題：
■ 我是否在第一封信件中，清楚地說明我的需求？
若我們表述的需求不夠明確，客戶也許會優先選擇「需求更為明確、回覆更為容易」的信件來回信。
■ 我是否在第一封信件中，明確表示我希望獲得回信的時間點？
若信件內沒有明確的「回信時間點」，也沒有給予對方「時間上的壓力」，我們的信件回覆序，便會自動往後順延。
■ 距離我寄出的第一封信件，已過了多久？
若我們的信件內容不太緊急，我們需要給客戶至少二至三天的工作天來回信。
■ 我在第一封信件中的用詞和語氣是否恰當？
若客戶在信件中認為我們過於直接或不禮貌，他們也許會刻意拖延回信的時間。
重新檢視我們的第一封信件後，我們便可針對該信件的內容稍作修正，並補足相關資訊。接著，根據以下追蹤信件的基本架構與英文用語，來撰寫我們的追蹤信件。
1. Greeting 【打招呼】
Hi ______, / Dear ______,
______ 您好
Mr. Chen,
陳先生您好
Hi all,
各位好
Good morning / afternoon / evening
早安 / 午安 / 晚安
2. Say something nice【親切問候】
I hope this email finds you well
希望您收到此信件時，一切安好
I hope you had a good weekend
希望您度過了愉快的週末
I hope your day is going well
希望您今天一切順利
3. Purpose 【目的與需求】
I'd like to confirm that you've seen my email
我想確認一下，您是否看見了我的上一封 email
I'm writing regarding the email I sent you last week
我想和您談，上周寄給您的那封 email。
The reason I'm writing is…
我寫這封 email 給您是為了...
This email is to…
這封 email 是為了要...
4. Recap key information 【回顧重要資訊】
再次提及上一封 email「重要且關鍵的資訊」，這除了可以幫助客戶回想我們的需求，也能夠替他們省去，重新尋找並閱讀上一封 email 的功夫。
5. Give a deadline and explain why the deadline is important 【讓客戶了解明確的回信時間與急迫性】
Please let me know by..., as/because/since…
因為 …，所以請在 … 之前回信給我。
I'd be grateful if you could let me know asap, because…
有鑑於 …，若您能盡快回信，我們會非常感激不盡。
It's essential that I have this information by..., as…
因為 ...，所以我必須在 … 之前得到這項資訊。
6. Offer further assistance 【提供其他幫助】
If there's anything I can do to assist you in this, please let me know.
若有任何我們能夠幫上忙的，請再讓我們知道。
If you need any additional information, I'd be happy to help.
若您還需要更多的資訊，我們非常樂意提供給您。
7. Thank them 【表達感謝】
Thanks,
感謝
Thank you
謝謝您
I appreciate all your help on this.
非常感謝您的幫助
Thank you in advance for your help.
感謝您的幫助
8. Closing 【結尾語】
Best / warm / kind regards
獻上我最誠摯 / 溫暖 / 親切的問候
Looking forward to hearing from you
期待獲得您的回信
Sincerely
真摯地祝福
依上述的架構與英文用語，我們便可寫出一封「需求、時間和用詞，既明確又恰當」的 follow-up 信件，來客氣地請求對方回信：
Dear James,
I hope your day is going well.
希望您今天一切順利。
I’m writing regarding the email I sent you last week requesting a project status update.
我們想與您再次確認，您是否能為我們更新最新的企劃進度。
Specifically,
具體來說，
‧ What milestones have you reached?
您目前已完成到哪一個階段？
‧ What tasks still need to be completed?
還有那些任務尚未完成？
‧ Do you need any assistance to complete the project?
關於這項企劃，您是否需要任何協助？
I’d greatly appreciate it if you could get back to me with this information by Friday EOB, as I need to present an update on our department to the general manager on Monday morning.
我們需要在下週一早上，向總經理報告本部門的最新進度，若您方便在週五下班前回信，我們將感激不盡。
If there’s anything I can do to assist you in this, please let me know.
若是有任何需要協助的地方，請再讓我們知道。
Thank you!
謝謝您！
Best Regards,
致上最誠摯的問候，
Mary
Boost your Business English.
現在，你是否更加了解，該如何客氣又明確地，請求客戶回信了呢？寫出一封恰當的 follow-up 信件，有助於我們更有效地收到客戶的回信。因此，當我們更加熟悉上述的基本架構與英文用語後，我們也可以根據不同的情況 —— 與客戶的熟悉度，或溝通內容的正式度等等，來寫出最有效、最具個人特色的追蹤信件。
