你是否也在職場上，遇過客戶遲遲不回信的狀況呢？這時，你會客氣並有效地請求客戶回信，還是會著急地等待呢？儘管我們都知道要發送 follow-up emails (追蹤信件)，來詢問對方何時方便回信，但我們還是會擔心這樣會給予客戶壓力、使他們感到不開心。

當我們遇見這樣的狀況時，我們需要先了解，客戶不回信的原因有許多，他們可能因為繁忙的工作而延誤回信、可能因為信件過多而忽略了信件，也可能因為不了解我們的急迫性而拖延回信。因此，在請求對方回信之前，我們不妨先確認以下問題：

■  我是否在第一封信件中，清楚地說明我的需求？

若我們表述的需求不夠明確，客戶也許會優先選擇「需求更為明確、回覆更為容易」的信件來回信。
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■  我是否在第一封信件中，明確表示我希望獲得回信的時間點？

若信件內沒有明確的「回信時間點」，也沒有給予對方「時間上的壓力」，我們的信件回覆序，便會自動往後順延。
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■  距離我寄出的第一封信件，已過了多久？

若我們的信件內容不太緊急，我們需要給客戶至少二至三天的工作天來回信。
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■  我在第一封信件中的用詞和語氣是否恰當？

若客戶在信件中認為我們過於直接或不禮貌，他們也許會刻意拖延回信的時間。
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重新檢視我們的第一封信件後，我們便可針對該信件的內容稍作修正，並補足相關資訊。接著，根據以下追蹤信件的基本架構與英文用語，來撰寫我們的追蹤信件。

1.  Greeting 【打招呼】

_{Hi ______, / Dear ______,
______ 您好}

_{Mr. Chen,
陳先生您好}

_{Hi all,
各位好}

_{Good morning / afternoon / evening
早安 / 午安 / 晚安}

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2.  Say something nice【親切問候】

_{I hope this email finds you well   
希望您收到此信件時，一切安好}

_{I hope you had a good weekend   
希望您度過了愉快的週末}

_{I hope your day is going well   
希望您今天一切順利}

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3.  Purpose 【目的與需求】

_{I'd like to confirm that you've seen my email 
我想確認一下，您是否看見了我的上一封 email}

_{I'm writing regarding the email I sent you last week 
我想和您談，上周寄給您的那封 email。}

_{The reason I'm writing is…
我寫這封 email 給您是為了...}

_{This email is to…
這封 email 是為了要...}

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4.  Recap key information 【回顧重要資訊】

再次提及上一封 email「重要且關鍵的資訊」，這除了可以幫助客戶回想我們的需求，也能夠替他們省去，重新尋找並閱讀上一封 email 的功夫。

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5.  Give a deadline and explain why the deadline is important 【讓客戶了解明確的回信時間與急迫性】

_{Please let me know by..., as/because/since…
因為 …，所以請在 … 之前回信給我。}

_{I'd be grateful if you could let me know asap, because…
有鑑於 …，若您能盡快回信，我們會非常感激不盡。}

_{It's essential that I have this information by..., as…
因為 ...，所以我必須在 … 之前得到這項資訊。}

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6.  Offer further assistance 【提供其他幫助】

_{If there's anything I can do to assist you in this, please let me know.
若有任何我們能夠幫上忙的，請再讓我們知道。}

_{If you need any additional information, I'd be happy to help.
若您還需要更多的資訊，我們非常樂意提供給您。}

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7.  Thank them 【表達感謝】

_{Thanks,
感謝}

_{Thank you
謝謝您}

_{I appreciate all your help on this.
非常感謝您的幫助}

_{Thank you in advance for your help.
感謝您的幫助}

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8.  Closing 【結尾語】

_{Best / warm / kind regards
獻上我最誠摯 / 溫暖 / 親切的問候}

_{Looking forward to hearing from you
期待獲得您的回信}

_{Sincerely
真摯地祝福}

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依上述的架構與英文用語，我們便可寫出一封「需求、時間和用詞，既明確又恰當」的 follow-up 信件，來客氣地請求對方回信：

<sub>Dear James,

I hope your day is going well.
希望您今天一切順利。

I’m writing regarding the email I sent you last week requesting a project status update.  
我們想與您再次確認，您是否能為我們更新最新的企劃進度。

Specifically,
具體來說，

‧  What milestones have you reached?
   您目前已完成到哪一個階段？
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‧  What tasks still need to be completed?
   還有那些任務尚未完成？

‧  Do you need any assistance to complete the project?
   關於這項企劃，您是否需要任何協助？</sub>‍

<sub>I’d greatly appreciate it if you could get back to me with this information by Friday EOB, as I need to present an update on our department to the general manager on Monday morning.
我們需要在下週一早上，向總經理報告本部門的最新進度，若您方便在週五下班前回信，我們將感激不盡。

If there’s anything I can do to assist you in this, please let me know.
若是有任何需要協助的地方，請再讓我們知道。

Thank you! 
謝謝您！

Best Regards, 
致上最誠摯的問候，

Mary</sub>

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Boost your Business English.

現在，你是否更加了解，該如何客氣又明確地，請求客戶回信了呢？寫出一封恰當的 follow-up 信件，有助於我們更有效地收到客戶的回信。因此，當我們更加熟悉上述的基本架構與英文用語後，我們也可以根據不同的情況 —— 與客戶的熟悉度，或溝通內容的正式度等等，來寫出最有效、最具個人特色的追蹤信件。