多數人在撰寫英文郵件時，經常思考：「我這樣寫，會不會不夠正式？」我們時常擔心會寫出不夠正式的信件給長官或客戶，同時又擔心寫出過於咬文嚼字的信件給親近的同事。

正式與非正式郵件的差別為何？我們又該如何依照收信者與我們的關係，選擇合適的英文用語？繼續閱讀本篇文章，透過正式與非正式郵件的用語比較，學習寫出一封恰如其分的郵件內容，並增進我們的英文郵件寫作能力。

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Formal Style【正式郵件風格】

撰寫正式郵件時，我們應撰寫出完整的句子，並將語氣保持客觀中立。在開頭與結尾部分，也應使用正式、標準的招呼語。以下為我們在撰寫郵件時，需注意的要點：

■  清楚易懂地「分段」
■  正式且標準地使用「標點符號」
■  避免使用俗語或諺語
■  部分動詞，應使用「被動」型態_‍

_{The shipment may be delayed. 
運送時程可能將「被延期」。}

■  使用正式，且態度一致的開頭與結尾語

_{Dear sir/madam,
Dear Mr. Williams, 
Sincerely,
Yours faithfully,}

■  以「複數」型態的第一人稱，撰寫內容

_{We are informing you of a delay in the shipment of your order.
(我們) 在此通知您，您的訂單將延遲出貨。}

■  寫出完整的文字，避免使用縮寫

_{I will (O) / I’ll (X)
They do not … (O) / They don’t … (X)}

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Informal Style【非正式郵件風格】

撰寫非正式郵件時，我們能夠撰寫地更輕鬆與個人化。與正式郵件有所不同，我們應視情況，調整使用的英文用語：

■  較輕鬆地使用文法與標點符號
■  可適當地使用俗語或諺語
■  相對來說，較少的「被動」型態
■  以對話方式撰寫內容

_{I’ll finish the report first and talk to you tomorrow.
我會先完成這份報告，明天再跟你談。}

■  輕鬆活潑，且個人化的開頭與結尾語

_{Hi + first name
Bye for now and take care! 先這樣，事事順利！
Cheers and have a great weekend! 謝啦，祝你有愉快的周末}！

■  以「單數」型態的第一人稱撰寫內容

_{I want to let you know about a delay in shipping your order.
(我要) 通知你，你的訂單將延遲出貨。}

■  可使用縮寫

_{I will → I’ll 
They do not → They don’t} 

■  可省略部分字句，以節省對方閱讀時間

_{I just want to let you know that I have received the email.
→ Just want to lyk that I’ve received the email.}

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相互比較時，正式與非正式郵件的常見用語，如下表所列：

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正式英文郵件範例

<sub>Dear Mr. Williams, 
親愛的 John Williams 先生，

We are writing to inform you that the delivery of your November order may be delayed by one week. The delay is unavoidable and is due to the recent shipping bottlenecks. We sincerely apologize for this unfortunate situation. 
(我們) 在此通知您，十一月的訂單將會延後一周交付。由於近期物流緊繃，本次的延期是無可避免的。對此情況，我們誠摯地向您致歉。

Please find attached a copy of the document providing the updated delivery details for your reference. We would be grateful if you could reply to this email and acknowledge your approval of the new delivery date. 
有關更新後的交付細節，請參閱附件。懇請您回覆此信件，以確認更新後的交付日期資訊，萬分感謝。

Thank you in advance for your time and consideration on this matter. Please do not hesitate to contact us if you have any questions. We look forward to hearing from you soon.
感謝您的時間與諒解。若您有任何問題，請隨時與我們聯繫。靜候您的通知。

Sincerely, [Your Name and Official Position]
誠摯地，[名字與職位]</sub>

非正式英文郵件範例

<sub>Hi John, 
嗨 John，

Just want to lyk that your November order may be delayed by a week because of the recent shipping bottlenecks. Sorry about that. 
只是要通知你，因為最近物流緊縮，十一月的訂單將會晚一周交付，抱歉！

I’ve attached a copy of the updated delivery details for you. It’d be great if you could reply to this email and acknowledge your approval of the new delivery date. 
我附上了更新後的交付細節給你。再麻煩你確認新的交付日期後，幫我回覆這封信件。

Thanks for looking at this. Let me know if you have any questions. Hope to hear from you soon.
感謝你的時間。若有任何問題，再隨時讓我知道。期待你的回覆。

Best, [Your Name and Official Position]
祝一切順利，[名字與職位]</sub>

Boost your Business English

透過上述的郵件範例比較，我們便能清楚了解到，撰寫正式與非正式的郵件時，該如何選擇合適的英文用語，以保持既專業，又不失禮節的態度來溝通。在相同的郵件內容中，不同的英文用語，會為收信者帶來不同的感受。因此，只要我們把握住上述的用語變化，我們也能因應郵件收信者與內容，撰寫出適當且專業的英文郵件了。

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