不管是英文 email、英文報告、英文合約，或是英文論文，我們在職場上，有許多英文寫作與校稿的需求。你是否不知該如何下筆、擔心內容不夠專業，或出現文法錯誤呢？把握以下﹝寫作與校稿﹞的注意事項，你也可以提升英文校稿能力，並把文章寫得更顯專業！

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1. Don't edit as you write 【先寫作，再校稿】

我們在寫作時，需要一鼓作氣地將英文信件，或報告完成以後，再回頭編輯與校稿。這樣的寫作流程，能夠幫助我們將腦海裡的想法與論點，一氣呵成、且清楚完整地表達出來。若我們同時寫作與校稿，不只是我們的思緒會被打亂，我們的寫作風格也容易失去一致性。

2. Do read the article out loud as you edit 【校稿時，大聲唸出文章】

假使發現自己的文章，唸起來不太通順，這代表我們的讀者在閱讀此篇文章時，也可能會感到相當吃力，並且需要不斷地重覆閱讀，才能理解文章內容的重點。因此在校稿時，記得以自己的語調，將文章內容朗讀一遍，這可以確認我們的文章是否流暢，以及英文單字、片語，與架構的安排上，是否得宜。

3. Don't be afraid to delete what you've written 【別害怕刪除你所寫的內容】

若你在校稿時，發現某些段落或句子，處理起來相當棘手，不妨考慮刪除它們吧。有時候，大膽地刪除部分內容，就能留下一篇文藝更清楚明確的英文文章。

4. Do consider your audience and purpose 【以文章讀者與目的為考量】

在校稿與編輯時，我們要將此文章的讀者牢記在心，並思考我們的文章內容、用字遣詞，與寫作風格是否需要調整。在我們校稿完成後，也可以再次詢問自己，這篇文章能否達到我們的目的呢、能否完整地傳達訊息給讀者呢？如此一來，我們才能夠寫出符合讀者需求的文章內容。

5. Don't forget to check for these common mistakes 【檢查常見錯誤】

以下為許多人在撰寫英文 email 或英文文章時，常犯下的單字與文法錯誤。在校稿文章時，記得再三檢查，自己的文章內容，是否也出現了這些錯誤。

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Verb tense【動詞時態】

我們在校稿時，需要確認我們描述的動作是以「何種狀態」在「何時」發生，進而搭配適合的動詞時態。

_{(X)  I analyze the product mix. (此時已完成了「分析」這個動作，因此不使用現在式)}

_{(O) I analyzed the product mix. 我分析了產品組合。}

_{(O) I've analyzed the product mix. 我已經分析了產品組合。}

_{(O) I'm analyzing the product mix. 我正在分析產品組合。}

_{(O) I'm going to analyze the product mix. 我即將要分析產品組合。}

Plural/Singular【單/複數型態】

若該名詞為不可數名詞，我們須將它視為單數；若該名詞為可數名詞，我們則須確認它的數量，並檢查是否在名詞後方，遺漏或多加了「s」。這些細節都是我們在校稿時，需特別注意的部分。

_{I analyzed the product. = 產品只有一個}

_{I analyzed the products. = 產品不只一個}

The/A/An/-【定冠詞 & 不定冠詞】

我們會在特定、且讀者已知的名詞前方加上定冠詞「the」。若我們所寫出的名詞並不特定，則需使用不定冠詞「a/an」，並為該名詞做清楚的界定與細節說明。 

_{[ 在讀者了解該產品為何的狀況下 ]
I analyzed the product.}

_{[ 在讀者不了解該產品為何的狀況下，我們向讀者介紹該產品 ]
I analyzed a new product introduced by our competitor this quarter.}

_{[ 或是為該產品做界定與說明 ]
I analyzed the top product on the market this year.}‍

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Word form 單字的選擇‍

單字的選擇可以說是我們在校稿時的關鍵技巧。在文法與邏輯上皆正確的狀況下，單字的不同，將會影響到整篇文章的調性、流暢度，與專業度。

以下是文法、邏輯皆正確的三句話，大意皆為「分析產品後，決定投資方向」。因為單字與表達方式的不同，其語意和強度也因此顯得不同。‍

_{I analyzed the products to determine where we should invest.
我分析了不同產品，以決定我們該如何投資。}‍

_{I conducted a product analysis to make a determination on recommended investment.
我執行了產品分析後，在投資建議上做了決定。}

_{I adopted an analytical approach to produce an investment recommendation.
我運用了分析方法，來提出投資建議。}

Boost your Business English.

在撰稿與校稿時，試著讓文章內容簡明扼要，並選擇最貼切讀者需求、最強而有力的單字與片語。透過專業人士的指導，以及多次的寫作與練習，你也能夠逐步掌握住寫作與校稿的技巧，並發展出屬於你的英文寫作風格！

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