「溝通」從來不是件簡單的事，尤其當我們需要使用第二語言與外國客戶溝通時，這會令我們感到緊張與有壓力。與外國客戶溝通前，我們可以事先了解東西文化的差異，避免冒犯或使對方感到不愉快。溝通過程中，我們需保持明確、友善的態度，這樣一來，與外國客戶的溝通就能相當順利輕鬆！

‍

1.  Warm Up 【暖身、預熱】——  進入正題前，先簡單寒暄一番

在與外國客戶溝通時，我們因為需要展現能力與專業，以及需要完成溝通目標，而備感壓力。在這樣的壓力下，我們通常只說句「Hi」，便會立刻切入正題。然而，沒有寒暄的溝通，反而容易讓外國客戶感到壓力，我們可以試著放慢腳步，來拉近與外國客戶的關係。

許多人不知道該如何與外國客戶寒暄。除了 “How are you?” 這個問題，我們有更特別的問候語嗎？當我們在週一與週五時，我們可以和外國客戶談到週末的計畫；週二到週四時，我們則可以關心對方的週間工作。

‍

2.  Learn to Paraphrase 【學習改述】——  確保自己理解正確

與外國客戶溝通時，儘管我們可能對溝通的內容與主題相當熟悉，但是不同的語言和文化還是有可能會讓我們有錯誤的假設或理解。因此，向對方確認我們所理解的內容，並使用自己的方式來陳述，是相當重要的。

‍"If I understand correctly, you’re saying that..." 【如果我理解得沒錯，您是說...】‍

_{If I understand correctly, you’re saying that your team would like to provide the samples, but they wouldn’t be ready until July. Is that correct?
如果我理解得沒錯，您是說您們需要到七月才能提供樣品。對嗎？}

 "Correct me if I'm wrong: …" 【如果我理解錯誤，請讓我知道】

_{So, correct me if I’m wrong: Four of you team members will arrive on Tuesday and stay in Taipei until Saturday.
您團隊中，有四個人會在週二抵達，並在台北待到週六。如果上述有錯誤，請再讓我知道。}

Tip.
我們也可以利用改述來詢問沒聽清楚的資訊。

“What I did understand was…., but I think I missed something about…”【我理解的部分是...，但我較不清楚...的部分。】

_{What I did understand was that the new IT system will be ready earlier than expected, but I think I missed something about the process being more complicated than expected. 
我理解新的IT系統將比預期更快完成，但我不太清楚關於「流程會比預期複雜」的部分。}

“When you mentioned…, did you mean [A], or did you mean [B]?【您說到...時，您是指 [A]，還是 [B] 呢？】

_{I need to clarify something. When you mentioned the updated spec for next year’s release, did you mean the chassis dimensions, or did you mean the outside dimensions?
我想要確認一下，您說明年將推出新版規格，這部分是指機殼的尺寸，還是產品的尺寸呢？}

‍

3.  Respect their level of knowledge【相信對方已對談論內容有所了解】——  不預設任何立場

這項技巧與東西方文化的差異有關。接觸東方文化的我們，習慣於「起承轉合」的溝通模式。然而，對此模式不熟悉的外國客戶，有可能會在我們向他們說明起因或陳述事件時，認為我們預設他們對該事件全然不知，這會讓他們誤會我們在試圖「指導」他們。為了避免這樣的情形產生，我們可以加上一些片語，讓對方知道我們不預設任何立場。

“As you likely already know,…”【相信您也知道；如同您知道的】

_{As you likely already know, our Tainan facility uses 120 metric tons of water every week, but 98% of it is reused.
相信您也知道，我們台南的工廠每週使用了 120 公噸的水，但 98% 都被回收再利用了。}

“You may be aware that…”【您應該也注意到...】

_{You may be aware that we have new test equipment that should be ready to use in Q2.
您應該也注意到，我們將於第二季啟用新的測試裝置。}

‍

4.  Reverse your "why and what"【改變「因為所以」的順序】—— 保持直接、明確

使用中文時，我們往往習慣先說「因為」，再說「所以」。然而，外國客戶們通常習慣先說他們想要什麼、再說為什麼。他們也期待著對方這樣和他們溝通，因為對他們來說，這是最直接且有效率的溝通方式。

 因為供應鏈的延誤，我們沒辦法做任何時程上的保證。

_{Because there will be delays with the supply lines, we can’t commit to any completion timeline.‍‍}

_{➡️ We’re unfortunately unable to commit to a completion timeline due to the delays in our supply lines.}

Wei 在她致盡心盡力所執行的企劃，皆獲得良好的結果，且擁有了超過十年的經驗。因此，我們推薦她參與領導人選拔。

_{Wei is committed to her projects and she delivers excellent results. She also has over ten years of experience, so we think she would be the right candidate for the leadership selection.}

_{➡️ We would like to suggest Wei for the leadership selection. She’s extremely committed to her projects, delivers excellent results, and has over ten years of experience.}

‍

5.  Be Concise【簡明扼要、一語中的】—— 明確地總結你的觀點

有時我們因為擔心自己提供的解釋不足，因而不斷地添加更多內容，這會讓我們的訊息變得越來越雜亂，並使外國客戶感到困惑。我們需要評估後再決定要提供何種資訊，並僅提供溝通的重點即可。若外國客戶需要更多的資訊，我們隨時可以為他們提出的後續問題，一一解答。

_{… So, that’s why we’re upgrading the software. 
‍因此，這就是我們會升級軟體的原因。}

_{… Again, we’re confident that this will be the best way forward for our partnership.
‍讓我再重複一次，我們相信這將是能夠促進我們雙方合作的最佳方式。}

‍

Boost your Business English.

以上便是與外國客戶的溝通技巧。把握好上述的 5 項原則 —— 先寒暄再進入正題、確認自己理解正確、相信對方已了解談論內容、先說結論再說原因，以及明確地總結論點，我們也可以有邏輯地、快速又友善地與外國客戶有效溝通。