【商用英文溝通】英文電話溝通的簡單五步驟，從此不再害怕用英文通電話

“喂，您好。Uh…. Hello… Uhmm… Sorry, I don’t know…” 
你遇過接起電話時，發現對方正在講英文的經驗嗎？因為太過緊張，我們用英文回覆時，便會突然說得一塌糊塗。其實，英文電話溝通並不可怕！通常，英文電話溝通時的最大問題，在於「自信不足」以及「不夠熟悉」，只要我們了解英文通話常見的情境與問答，記下有用片語，並多加練習，便能完成清楚又專業的英文電話溝通！
‍

【第一步】 自然地接起電話

^{Lado, this is Janice Yang speaking. How may I help you?}‍
‍^{拿多您好，我是 Janice Yang。有什麼我可以協助您的嗎？}

^{[Hello / Good morning / Good afternoon], this is Janice. What can I do for you today?
您好，我是 Janice，我可以為您做些什麼呢？}

^{Can I have your name and phone, please?
我方便留下您的大名和電話嗎？}

Tip: 面對面時說 I'm，電話中說 This is

「我是……」這個用語，在英文中，因應不同情況，有著不同的說法。最簡單的區分方式，是以你「是否看得見對方」為依據。

• This is [name] ── 使用於 (看不見對方) 的電話溝通情況  
• I'm [name]  ──  運用於 (看得見彼此) 的 視訊會議 & 面談時
• My name is [name]   ──  任何狀況下都適用
• email 是個特例， 不管是 This is [name] ，或是 I'm [name] 皆通用。

‍

【第二步】 將電話轉接給對應窗口

^{Just a moment, please. Let me [transfer you / put you through] to Justin Lin in client services. 
請稍等，我替您將電話轉接給客服部門的 Justin Lin。}

^{I’m sorry, Justin [is unavailable at the moment / doesn’t seem to be here right now]. Would you like me to leave a message?
抱歉，Justin 現在不在位置上，需要我幫您留個言嗎？}

‍

【第三步】 了解彼此的表達內容

^{I’m sorry, I didn’t catch that. Could you say that again please?
不好意思，我沒聽清楚您說什麼，您可以再說一次嗎？}

^{Did you say…? / Was that…? / Do you mean…?
您是指...嗎？}

^{Sorry, could you speak a little [louder/slower] please?
不好意思，您可以說得 [ 大聲一點 / 慢一點 ] 嗎？}

^{I’m sorry, the connection isn’t so good. Let me try calling again. 
抱歉，訊號好像不太好，我再重新打給您一次。}

^{Sorry, let me say that again. So, what I mean is…
不好意思，我再說明一次好了，我指的是...。}

‍

【第四步】 確認訊息無誤

^{Sure, I’ll let him know you called.
沒問題，我會轉達給他的。}

^{Does he have your contact information?
他有您的聯絡方式嗎？}

^{Let me read that back to you. So it’s J-U-S-T-I-N underscore L-I-N at Apple dot com. Is that right? / Do I have that right?
我再重複一次。J-U-S-T-I-N 下底線 L-I-N @apple.com，這樣正確嗎？}

^{Is there anything else I should let him know?
還有什麼我需要轉達給他知道的嗎？}

^{Alright, I’ll be sure to give him your message. / I’ll make sure he gets your message.
沒問題，我會將您的資訊轉達給他的。}

Tip: 背下英文常用符號的唸法，有助於我們更專業、清楚地傳遞資訊

‍

【第五步】 誠摯地結束通話

^{Is there anything else I can help you with today?
還有什麼我可以幫助您的嗎？}

^{Thank you for calling.
謝謝您的來電。}

^{Please feel free to contact me again if you have any questions.
如果您有任何問題，歡迎您隨時再來電。}

^{Have a great day, goodbye.
祝您有個美好的一天，再見。}

‍

Boost your business English

以上是英文電話溝通中，我們常會碰到的對話情境，包括：開頭、詢問、確認、結尾。掌握好這些英文用語，我們也可以在英文通話中更從容且有條理地與對方溝通。當然，這些用語不只適用於英文通話，在日常對話中，我們也會時常遇見類似的情境。因此，記下這些溝通用語，便能使我們的商用英文表達能力、英文溝通技巧，更上一層樓！